Definition von Corporate Identity und rechtlichen Parametern
Der erste und wichtigste Schritt bei der Installation eines Unternehmens-ERP-Systems besteht darin, die Unternehmenskarte der juristischen Person vollständig und in voller Übereinstimmung mit der Gesetzgebung zu erstellen. Rechtsfelder wie der offizielle Firmentitel, die Steueridentifikationsnummer (TIN), das Finanzamt, die Handelsregisternummer, die MERSIS-Nummer und der im Handelsregisterblatt angegebene NACE-Code müssen korrekt und wörtlich in das System eingegeben werden.
Insbesondere in E-Dokument-Systemen der Finanzverwaltung wie E-Rechnung, E-Archiv, E-Lieferschein und E-Ledger; Schon ein einziger Tippfehler im Titel oder in der Steuernummer führt zu Schemavalidierungsfehlern bei der Übermittlung von E-Dokumenten und Zertifikatsgenehmigungen. Aus diesem Grund sollte nach der Erstellung der Firmeneröffnungskarte eine Gegenprüfung mit dem E-Dokumentenportal der Steuerbehörde und den Aufzeichnungen des Interactive Tax Office durchgeführt werden.
Checkliste für die Unternehmens- und Filialkonfiguration
Die folgende Kontrolltabelle fasst die grundlegenden Parameter und Regeln zusammen, die für das fehlerfreie Öffnen der Unternehmenskarte und der Untereinheiten bei der ERP-Installation berücksichtigt werden müssen:
| Definitionsparameter | Beschreibung und Umfang | Kritische Warnung | Relevantes ERP-Modul |
|---|---|---|---|
| Rechtlicher Titel und TIN | Offizieller vollständiger Firmentitel im Finanzamt und Registereintrag | Eins-zu-eins-Überprüfung im E-Dokument und amtlichen Buchzertifikaten | Allgemeine Buchhaltung und E-Transformation |
| MERSİS & Registernummer | Pflichtige Registrierungsinformationen für juristische Personen im türkischen Handelsgesetzbuch | Obligatorisch in E-Rechnung-Fußnoten und E-Commerce-Websites | Finanz- und Dokumentendesigns |
| Branchen- und Arbeitsplatzordnung | Unterscheidung zwischen physischem Geschäft, Fabrik, Lager oder Regionaldirektion | Bestimmt die filialbasierte Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Mehrwertsteuerunterscheidung | Buchhaltung, Vertrieb und Lager |
| Standardwährung | Die Hauptwährung in dem das Unternehmen seine Rechtsbücher führt (TRY etc.) | Kann nach dem Go-Live nicht mehr geändert werden; erfordert einen wechselkursübergreifenden | Hauptbuch und Bargeld/Bank |
| Finanzarbeitszeitraum | Kalenderjahr (01.01.-31.12) oder besondere Buchungsperiodendaten | Vergangene datierte Belegeinträge werden durch Periodensperre blockiert | Periodenende- und Transfertransaktionen |
Organisationsarchitektur mit mehreren Niederlassungen und mehreren Lagern
Wachsende Unternehmen verfügen neben dem Hauptsitz auch über Fabriken, Regionaldirektionen, Einzelhandelsgeschäfte und Werkstätten für Auftragsfertigung. Jeder Standort sollte mit einem unabhängigen Filialcode im ERP eröffnet werden; Jeder Filiale sollten eigene virtuelle und physische Lager sowie Bargeld- und POS-Konten zugeordnet werden.
Bei filialübergreifenden Warenumlagerungen wird der „Warehouse Transfer Receipt“ verwendet, um sicherzustellen, dass die Sendung bilateral als Transitbestand und Wareneingangslieferung überwacht wird. Auch bei filialübergreifenden Geldüberweisungen bleiben die automatische Überweisungs- und Girokontoabrechnung sowie die Kontenplanintegration konsistent.
Geschäftsperiodenmanagement, Transfer- und Änderungsdisziplin
Für jedes Geschäftsjahr wird im ERP ein eigener Arbeitszeitraum eröffnet. Nachdem am Ende des Jahres die Abschlussverrechnungen vorgenommen wurden, wird der Übertragungsassistent ausgeführt und der Lagerbestand, die aktuellen Kontostände, die Kassen-/Bankbestände und der Scheckbestand werden als Eröffnungsbeleg in die neue Periode übertragen.
Nach der Produktivsetzung stören willkürliche Änderungen von Parametern wie Firmenname, Hauptgliederung des Kontenplans oder Aktienbewertungsmethode (FIFO, gewichteter Durchschnitt usw.) die Ausgewogenheit aller Finanzberichte. Aus diesem Grund sollte der Bildschirm „Firmendefinitionen“ nur Systemadministratoren (Admin) vorbehalten sein und jeder vorgenommene Eingriff sollte durch das Audit-Protokoll überwacht werden.
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