Kursime në kohë dhe kosto me zgjidhjet E-Transformation

Kosto të fshehura që proceset tradicionale të dokumentacionit u sjellin bizneseve

Fatura letre, fletë-dorëzimi, faturat dhe regjistrat e lëshuar në veprimtarinë e përditshme të bizneseve; Ndonëse në pamje të parë mund të duket thjesht si një shpenzim shkrimi, ai sjell barrë shumë më të mëdha operacionale dhe financiare për bizneset. Përveç shpenzimeve të letrës, tonerit, printimit dhe mirëmbajtjes së printerit; Postimi i dokumenteve, gjurmimi i korrierëve, kërkimet e faturave të humbura, vulosjet manuale dhe proceset e nënshkrimit konsumojnë një pjesë të konsiderueshme të kohës së punës javore të stafit.

Detyrimi për ruajtjen fizikisht të dokumenteve në përputhje me rregulloret ligjore çon në dhoma arkivimi me dhjetëra metra katrorë, mijëra dosje dhe rreziqe fizike si lagështia, zjarri apo humbja në kompani. Edhe gjetja dhe nxjerrja e një faturë nga periudhat e mëparshme nga arkivi fizik mund të marrë orë të tëra. Aplikacionet e transformimit elektronik (e-Fatura, e-Arkivi, Shënimi elektronik i dorëzimit, e-Ledger, etj.) minimizojnë si shpenzimet direkte ashtu edhe kostot e padukshme të punës duke i zhvendosur të gjitha këto procese fizike në mjedisin dixhital.

Krahasimi i dokumentit në letër dhe procesit të e-Transformation

Kur shqyrtohen ndryshimet operacionale midis metodave tradicionale dhe zgjidhjeve të e-Transformation, efikasiteti dhe kursimet e ofruara nga dixhitalizimi bëhen të qarta. Tabela e krahasimit më poshtë përmbledh hapat e funksionimit që hasen më shpesh nga bizneset për sa i përket dy modeleve:

Përbërësit thelbësorë të transformimit elektronik që kursejnë kohë

E-Transformation nuk ka të bëjë vetëm me transferimin e faturës në mjedisin elektronik; Është një ekosistem modular që lidh të gjitha flukset e furnizimit, shitjeve dhe financave të biznesit. Blloqet bazë të ndërtimit të këtij ekosistemi janë:

• E-Fatura dhe E-Arkivi Fatura: Sapo krijohet fatura e shitjes, ajo transmetohet në sistemin e Administrimit të të Ardhurave me një klikim të vetëm dhe arrin në kutinë postare të marrësit brenda sekondave. Blerësit e korporatave informohen në mënyrë digjitale me e-Faturën, ndërsa përdoruesit përfundimtarë dhe ata që nuk janë tatimpagues të faturave elektronike informohen në mënyrë digjitale me e-Faturën e Arkivit.

• Shënim elektronik i dorëzimit: Fletëdorëzimi elektronik, i lëshuar disa sekonda para fillimit të dërgesës, përshpejton shumë proceset logjistike. Automjetet e transportuesit verifikohen menjëherë me targa ose kod QR gjatë kontrollit rrugor; Rreziku i mbajtjes dhe humbjes së fletë-dorëzimit të letrës përfundon.

• E-Ledger: telashet javore si noterizimi, printimi, lidhja dhe ruajtja fizike e regjistrave të ditarit dhe librit kryesor; Ai kthehet në disa minuta krijimin e certifikatës elektronike dhe proces miratimi GIB.

• e-SMM dhe e-Prodhuesi: Profesionistë të vetëpunësuar (juristë, mjekë, këshilltarë financiarë, etj.) dhe biznese që blejnë produkte bujqësore/shtazore; Ata mund t'i modifikojnë faturat e tyre në terren në sekonda, edhe nga celulari ose tableti i tyre.

• E-Rakordimi: Transmeton barazimet BA/BS dhe bilancet e bëra me qindra llogari rrjedhëse te palët përmes e-mail ose SMS me një klikim të vetëm; raporton miratimet dhe mosmarrëveshjet nëpërmjet një paneli të menjëhershëm.

Efiçenca operacionale e dyanshme me integrimin ERP

Kur aplikacionet E-Transformation integrohen drejtpërdrejt me një softuer biznesi të korporatës si BYM Bulut ERP në vend të një portal të pavarur ueb, ai krijon një efekt shumëzues kursimi. Nuk është e nevojshme të futni informacion në një ekran të veçantë për të lëshuar një faturë; Regjistrimi i ofertës, porosisë ose fletëdorëzimit kthehet direkt në një faturë elektronike me një klikim të vetëm.

Po kështu, faturat elektronike nga furnitorët futen automatikisht në sistem, përputhen me llogarinë rrjedhëse dhe futen direkt në kartat përkatëse të stokut. Falë këtij fluksi automatik të dyanshëm, ekipet e kontabilitetit lirohen nga barra e futjes së përsëritur të të dhënave, marzhi i gabimit i afrohet zeros dhe ekipi mund t'i kushtojë kohën e tij analizës financiare, kontrollit të kostos dhe planifikimit strategjik.

Gjurmimi i legjislacionit ligjor, vulosja e kohës dhe siguria ligjore

Komunikata të publikuara nga Administrata e të Ardhurave (GİB); Ai përditëson periodikisht normat e qarkullimit, qëllimet e detyrueshme të e-Transformation dhe standardet teknike UBL-TR. Vazhdimi i legjislacionit dhe shmangia e rreziqeve kriminale është një burim serioz stresi për bizneset që kryejnë procese me dorë ose me metoda të vjetra.

Sistemet moderne të e-Transformimit të bazuara në renë kompjuterike pasqyrojnë automatikisht të gjitha ndryshimet rregullatore dhe përditësimet e detyrueshme në terren në sistem. Dokumentet e nënshkruara me vulë financiare elektronike dhe vulë kohore mbrohen në mënyrë të pandryshueshme dhe të pashlyeshme në përputhje me standardet e Kodit Tregtar të Turqisë dhe Ligjit të Procedurës Tatimore dhe ofrojnë vlefshmëri të plotë ligjore.

4 hapa bazë për një tranzicion të qetë në E-Transformation

Tranzicioni në proceset e e-Transformation nuk është një proces i ndërlikuar dhe afatgjatë, në kundërshtim me besimin popullor. Me hapat e duhur, bizneset mund të aktivizojnë sistemet e tyre brenda pak ditësh pune:

1. Sigurimi i vulës financiare ose nënshkrimi elektronik: Për personat juridikë, vula financiare sigurohet përmes Qendrës Publike të Certifikimit (Kamu SM), dhe për kompanitë private, nënshkrimi elektronik merret nga ofruesit e autorizuar të shërbimit të certifikatave elektronike.

2. Preferenca e integruesit të besueshëm dhe softuerit: Përzgjidhen zgjidhjet e autorizuara të integruesve privatë si BYM e-Transformation, i cili ka infrastrukturë të pandërprerë cloud, mbështetje teknike 24/7 dhe mund të funksionojë plotësisht e integruar me softuerin ERP.

3. Aplikacioni GIB dhe Përkufizimet e Përdoruesit: Etiketat e njësisë dërguese (GB) dhe kutisë postare (PK) përcaktohen duke aplikuar përmes portalit GIB e-Document.

4. Dizajni i faturës dhe transmetimi i drejtpërdrejtë: Një model faturë që përmban logon e korporatës, informacionin e llogarisë bankare dhe imazhin e nënshkrimit krijohet, testohet dhe dërgohet në mënyrë të sigurtë për përdorim të drejtpërdrejtë.