Supervise el estado del documento desde una única pantalla
Estados como borrador, envío, aceptación, rechazo o cancelación del documento deben monitorearse de manera que los equipos de ventas y contabilidad puedan verlos desde el mismo registro. Realizar un seguimiento del estado del proceso únicamente mediante correo electrónico o notas manuales aumenta el riesgo de retrasos en el procesamiento.
Defina escenarios de excepción con anticipación
Debe quedar claro quién tomará qué medidas en escenarios como interrupción de la conexión, falta de información del destinatario, reenvío, reembolso y cancelación. El número de documento, la marca de tiempo y un registro de transacciones con el usuario responsable de cada excepción aceleran la conciliación posterior.
Pruebe el archivo y el plan de acceso
La estructura de archivo, copia de seguridad y autorización debe probarse a intervalos regulares para garantizar que se pueda acceder a los documentos cuando sea necesario. Para los requisitos de almacenamiento y aplicación oficial siempre se debe tomar como base la legislación vigente y la opinión de un asesor financiero.
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