Bons de commande

TYPES D'EXPÉDITION D'ACHATS

Cette section comprend les types de bons de livraison dans lesquels les entrées de marchandises sont enregistrées selon différents scénarios au cours du processus d'achat. Chaque catégorie est utilisée séparément en fonction des différents besoins d'approvisionnement et de logistique de l'entreprise.

Catégories :

1. Bon de livraison d'entrée de marchandises en consignation

Il est utilisé pour la saisie des produits reçus du fournisseur en consignation.
La propriété reste au fournisseur et l'achat a lieu après utilisation.

2. Bon de livraison de retour d'achat de marchandises

Il est utilisé lors du retour des produits précédemment achetés au fournisseur.
Les produits défectueux, incomplets ou défectueux sont renvoyés avec ce document.

3. Bon de livraison pour achat de marchandises

Il s'agit du type de bon de livraison de base utilisé dans les transactions standard de saisie de produits.
L'acceptation normale des marchandises à l'entrepôt est enregistrée avec ce document.

4.Bon de livraison d'achat de marchandises (TVA incluse)

Il s'agit d'un type de bon de livraison dans lequel les prix des produits sont enregistrés, TVA comprise.
Il est préférable dans les cas où les prix sont basés sur la TVA.

Billet d'expédition de réception de marchandises consignées

Cet écran est la zone où est enregistrée l'entrée dans l'entrepôt des produits appartenant au fournisseur (consignation). Les produits entrent physiquement dans les stocks, mais la propriété ne passe pas à l'entreprise.

Description générale

Les produits en consignation sont placés dans l'entrepôt, mais la propriété reste celle du fournisseur. Au fur et à mesure que les produits sont vendus, ils deviennent la propriété de l'entreprise et la facturation est effectuée. Grâce à cette structure, le suivi des stocks et le suivi de la propriété sont effectués séparément.

Champs d'informations d'en-tête :

1er numéro de transaction : C'est le numéro de transaction généré automatiquement par le système

2.Numéro du document : C'est le numéro de référence du bon de livraison

3.Date du document :La date à laquelle le bon de livraison a été émis

4.Actuel : Entreprise fournisseur auprès de laquelle les marchandises en consignation ont été achetées

5.Entrepôt :L'entrepôt où les produits seront saisis

6. Branche de transaction : La succursale à laquelle la transaction est liée

7.Type de devise :Devise de transaction

8.Taux de change :Informations sur le taux de change pour les transactions en devises

Lignes du bon de livraison :

• Séquence : C'est le numéro de ligne
• Code de stock/Nom du stock : Informations sur le produit entrant dans l'entrepôt
• Je. Quantité :Quantité des articles saisis
• Je. Unité :Unité de mesure du produit
• Je. Prix unitaire :Prix unitaire du produit (peut être à titre informatif)
• TVA : Taux de taxe du produit
• Remise : remise basée sur les lignes
• Montant : Hors TVA
• Montant de la TVA :TVA calculée
• Montant de la ligne : Montant total, TVA comprise

 Sous-champs (totaux) :

9.Zone de remise générale :Remise à appliquer sur l'ensemble du document

10.Total : Montant total hors TVA

11.SCT Total :Somme de la taxe spéciale à la consommation, le cas échéant

12.Remise totale :Montant total de la remise appliquée

13.TVA Total :TVA totale calculée

14.G. Remise :Montant de la remise générale

15. Retenue à la source totale : Retenue à la source totale (déduction fiscale) appliquée

16e sous-total : Montant total avant remise et taxes

17. Total des taxes générales : Total de tous les éléments de taxes

18. Montant de la retenue : Montant de la retenue (déduction) appliquée

19. Total en devises : Montant total basé sur la devise étrangère

20.Grand Total :Montant final après tous les calculs

Caractéristiques spécifiques au processus de consignation :

• Les produits apparaissent en stock, mais la propriété n'appartient pas à l'entreprise
• Lorsqu'une vente est réalisée, le stock est réduit et une facture est créée
• Un rapprochement est effectué avec le fournisseur à intervalles réguliers
• En cas de retour, un bon de livraison de retour sera émis

Objectif général :

• Suivi des produits en consignation séparément des autres stocks
• Assurer la séparation des actions et de la propriété
• Etablir une facturation correcte après-vente
• Assurer une gestion des stocks transparente et contrôlée auprès des fournisseurs

ONGLET DÉTAILS DE LIVRAISON

Cet onglet est la zone dans laquelle des informations supplémentaires sur le bon de livraison créé sont saisies et le document est détaillé. La gestion de la catégorie, de la date, du projet et des informations associées du bon de livraison se fait dans cette section.

Informations générales :

1er groupe de bons de livraison : Il s'agit des informations de groupe ou de catégorie auxquelles appartient le bon de livraison (par exemple, consignation, achat normal)

2.Personnel :Le personnel qui effectue l'opération ou qui en est responsable est sélectionné

3ème explication : Il s'agit du champ dans lequel sont saisies les notes générales sur le bon de livraison

4.Adresse d'expédition : Informations sur l'adresse où les produits sont envoyés ou reçus

Champs supplémentaires :

5.Liste de prix : Zone dans laquelle la liste de prix à utiliser dans la transaction est sélectionnée

6.Projet : Informations sur le projet auquel le bon de livraison est lié

7.Numéro de facture :Numéro de facture joint au bon de livraison (le cas échéant)

8.Numéro de commande :Le numéro de commande auquel le bon de livraison se rapporte

Informations sur le type de facture :

9.Type de facture : Affiche le type de document dans le système (44 – Bon de livraison pour entrée de marchandises en consignation)

Informations sur la date :

10.Date du bon de livraison :La date à laquelle le document a été émis

11.Date d'échéance :Spécifie l'échéance du paiement ou de la transaction

Informations sur le code spécial :

8.Code spécial 1 :Utilisé pour classer le bon de livraison

9.Code spécial 2 : Catégorie supplémentaire et zone de filtrage

10.Code spécial 3 :Champ utilisé à des fins de reporting

11.Code spécial 4 :Champ de code supplémentaire facultatif

Logique de fonctionnement :

• Des informations complémentaires sont renseignées dans cet onglet lors de la création du bon de livraison
• Le type de document et les informations sur la date sont déterminés
• Le bon de livraison est lié aux projets et aux catégories
• La connexion avec la commande et la facture peut être établie
• Ces informations sont utilisées pour le suivi des processus et la création de rapports

Objectif général :

• Enregistrer le bon de livraison de manière détaillée et régulière
• Assurer la connexion entre les processus (Commande → Bon de livraison → Facture)
• Collecter des informations opérationnelles et financières en un seul endroit
• Création d'une infrastructure de données pour la création de rapports et d'analyses

ONGLET E-CONVERSION

Cet onglet est la zone où sont effectués les paramètres nécessaires pour créer et envoyer le bon de livraison par voie électronique. Les processus de bons de livraison électroniques sont gérés via cette section.

Informations générales :

1.Type de document :Spécifie le type de document électronique à créer (ex : Bon de livraison électronique)

Scénario 2 : Détermine le scénario d'envoi du Bon de Livraison électronique (Scénario de base, Scénario commercial, etc.)

Type 3 : Il fait référence au type de document dans le système de e-transformation (standard, retour, etc.)

4.Méthode d'envoi :Détermine la manière dont le document sera remis au destinataire (ex : e-mail, intégrateur)

5.Conception XSLT : Détermine la conception de sortie du bon de livraison électronique (PDF/modèle visuel)

Logique de fonctionnement :

• Une fois le bon de livraison créé, les informations de conversion électronique sont saisies
• Le scénario et le type de document sont déterminés
• Le mode d'expédition est sélectionné
• Le document est créé et envoyé par voie électronique
• L'ensemble du processus est effectué conformément aux normes GIB

Objectif général :

• Déplacer le bon de livraison vers un environnement électronique
• Produire des documents conformément aux normes GIB
• Transmission numérique du document à l'autre partie
• Garantir un processus de transaction rapide et sans papier

ONGLET COLLECTE

Cet onglet est la zone où les transactions financières liées au bon de livraison (paiement, chèque, billet à ordre, etc.) sont enregistrées et suivies. Une connexion directe est établie entre le document et le processus de paiement.

Description générale :

L'onglet Encaissement permet d'enregistrer les transactions financières du bon de livraison
Les opérations de paiement et d'encaissement sont associées au document sur cet écran

Champs :

Numéro de la 1ère ligne : affiche l'ordre des enregistrements de collecte

2.Nom du document : Indique le type de document de l'opération de recouvrement (par exemple : bordereau de recouvrement, chèque, billet à ordre)

3.Numéro du document :Il s'agit du numéro du document de la transaction de collecte

4.Code : Il s'agit du code ou des informations de référence de la transaction

5.Nom : Explication ou information de description de la transaction

Date 6 : La date à laquelle la collecte a eu lieu

7.Type de retrait : Désigne le type de paiement (espèces, banque, chèque, billet à ordre, etc.)

8.Acompte de retrait :Si le paiement s'effectue en plusieurs fois ou si les informations sur les versements

Logique de fonctionnement :

• Une opération de paiement ou d'encaissement est créée concernant le bon de livraison
• Ces transactions sont reflétées dans l'onglet Collecte
• Chaque enregistrement de paiement est associé au document
• Les mouvements financiers sont suivis ici

Objectif général :

• Associer le bon de livraison aux transactions financières
• Suivi des paiements et des encaissements
• Garder les mouvements du compte courant sous contrôle
• Gestion intégrée des processus financiers et d'achats

Bon de livraison ONGLET ACTUEL

Cet onglet est la zone dans laquelle les informations (actuelles) du fournisseur du bon de livraison sont affichées et modifiées. Les informations de contact et d'adresse actuelles sont détaillées dans cette section.

Informations générales actuelles :

1.Nom du client :Le nom de la société fournisseur à laquelle appartient le bon de livraison

2.E-Mail :Adresse e-mail de l'entreprise actuelle

3ème téléphone : Numéro de contact du fournisseur

4.V. Non :Numéro d'identification fiscale de l'entreprise

5.Code postal :Informations sur le code postal de l'adresse

6.V. Bureau :Le bureau des impôts auquel l'entreprise est affiliée

7.C. Connexe :Informations sur les personnes autorisées au sein de l'entreprise

Informations sur l'adresse actuelle :

8.Adresse 1 :Informations sur l'adresse principale de l'entreprise

9.Adresse 2 :Détails d'adresse supplémentaires

10ème Province :La province où est située l'entreprise

11ème arrondissement :Le quartier où est située l'entreprise

Bouton de transaction :

12.Récupérer du client : Apporte automatiquement les informations sur la carte client sélectionnée dans ce champ

Logique de fonctionnement :

• Les informations peuvent être récupérées automatiquement lorsque la valeur actuelle est sélectionnée
• L'adresse et les coordonnées sont modifiées manuellement si nécessaire
• Ces informations sont utilisées dans les documents de bons de livraison
• L'exactitude et la cohérence des données sont garanties

Objectif général :

• Collecter des informations sur les fournisseurs sur un seul écran
• Gérer correctement les adresses et les coordonnées
• Utiliser des informations actuelles et correctes dans les documents de bons de livraison
• Réduire les erreurs de saisie manuelle des données

ONGLET INFORMATIONS SUR LE VÉHICULE

Cet onglet est la zone dans laquelle sont saisies les informations sur le véhicule, le chauffeur et l'expédition pour le transport des produits soumis au bon de livraison. Le processus logistique est suivi dans cette section.

Informations de transport :

1.Type de transport :Indique la méthode par laquelle les produits sont transportés (par exemple, véhicule, cargaison, entreprise de transport)

2ème Date : C'est la date à laquelle le transport a eu lieu

3ème fois : informations sur l'heure à laquelle l'envoi a été effectué

Informations sur le véhicule et le conducteur :

4.Véhicule : Informations sur le véhicule effectuant le transport (plaque d'immatriculation, type de véhicule, etc.)

5. Nom du conducteur : Nom et prénom de la personne qui conduit le véhicule

6.Numéro d'identification : Informations d'identification du conducteur

7ème téléphone : Numéro de contact du conducteur

Logique de fonctionnement :

• Les informations de transport sont saisies lors de l'expédition
• Les informations sur le véhicule et le conducteur sont enregistrées
• Ces informations sont suivies du bon de livraison
• Utilisé pour l'inspection et le contrôle si nécessaire

Objectif général :

• Enregistrement du processus d'expédition
• Suivre les informations relatives au transport et à la logistique
• Fournir un contrôle basé sur le véhicule et le conducteur
• Rendre les processus opérationnels plus transparents

TYPES D'EXPÉDITION D'ACHATS – DESCRIPTION GÉNÉRALE

Différents types de bons d'achat (achat de marchandises, retour de marchandises, TVA incluse, etc.) fonctionnent avec la même structure et la même logique de transaction dans le système. Les écrans, les champs et le flux de processus sont identiques.

La principale différence entre ces types est que le type de document (type de facture) change. En fonction du type de facture sélectionné, le sens de la transaction (entrée/retour) et la structure de calcul (TVA incluse/hors) sont déterminés.

De cette manière, l'utilisateur peut facilement gérer différents scénarios d'achat sur le même écran et le processus se déroule selon une structure standard.