Définition de l'identité visuelle et paramètres juridiques
La première et la plus critique étape de l'installation d'un système ERP d'entreprise est de créer la carte d'entreprise de la personne morale de manière complète et en totale conformité avec la législation. Les champs juridiques tels que le titre officiel de l'entreprise, le numéro d'identification fiscale (NIF), le bureau des impôts, le numéro de registre du commerce, le numéro MERSIS et le code NACE déclarés dans le Journal officiel du registre du commerce doivent être saisis correctement dans le système, textuellement.
En particulier dans les systèmes de documents électroniques de l'administration fiscale tels que la facture électronique, l'archive électronique, le bon de livraison électronique et le grand livre électronique ; Même une faute de frappe d'un seul caractère dans le titre ou le numéro fiscal entraîne des erreurs de validation de schéma dans les soumissions de documents électroniques et les approbations de certificats. Pour cette raison, une fois la carte d'ouverture de l'entreprise créée, une vérification croisée doit être effectuée avec le portail de documents électroniques de l'administration fiscale et les enregistrements interactifs du bureau des impôts.
Liste de contrôle de configuration de l'entreprise et de la succursale
La table de contrôle suivante résume les paramètres et les règles de base à prendre en compte pour une ouverture sans erreur de la carte d'entreprise et des sous-unités dans l'installation ERP :
| Définition Paramètre | Description et portée | Avertissement critique | Module ERP concerné |
|---|---|---|---|
| Titre légal et NIF | Titre officiel complet de l'entreprise au bureau des impôts et dans le registre | Vérifié individuellement dans les documents électroniques et les certificats du livre officiel | Comptabilité générale et transformation électronique |
| MERSİS et registre Non | Informations obligatoires sur le registre des entités juridiques du Code de commerce turc | Obligatoire dans les notes de bas de page des factures électroniques et sur les sites de commerce électronique | Conception des finances et des documents |
| Code des succursales et des lieux de travail | Distinction entre magasin physique, usine, entrepôt ou direction régionale | Détermine la distinction entre le bilan, le compte de résultat et la TVA par succursale | Comptabilité, ventes et stocks |
| Devise par défaut | La devise principale dans laquelle l'entreprise conserve ses livres juridiques (TRY, etc.) | Ne peut pas être modifiée après la mise en ligne ; nécessite un taux de change croisé | Grand livre général et espèces/banque |
| Période de travail financier | Année civile (01.01-31.12) ou dates de périodes comptables spéciales | Les entrées de pièces datées antérieures sont bloquées avec un verrouillage par période | Fin de période et transactions de transfert |
Multi-succursales et architecture organisationnelle multi-entrepôts
Les entreprises en croissance disposent d'usines, de directions régionales, de magasins de détail et d'ateliers de fabrication sous contrat, en plus du siège social. Chaque emplacement doit être ouvert avec un code d'agence indépendant sur l'ERP ; Les entrepôts virtuels et physiques, les comptes de caisse et les comptes POS de chaque succursale doivent être associés.
Dans les transferts de marchandises inter-succursales, le « Récépissé de transfert entrepôt » permet de garantir que l'expédition est suivie bilatéralement en tant que stock en transit et stock en réception. De même, dans les transferts d'argent inter-succursales, les virements automatiques, les règlements des comptes courants et l'intégration du plan comptable restent cohérents.
Gestion de la période fiscale, discipline de transfert et de changement
Une période ouvrée distincte est ouverte sur l'ERP pour chaque exercice. Une fois les compensations de clôture effectuées à la fin de l'année, l'assistant de transfert est exécuté et l'inventaire des stocks, les soldes des comptes courants, les avoirs en espèces/bancaires et le portefeuille de billets de chèque sont transférés à la nouvelle période sous forme de bordereau d'ouverture.
Après la mise en ligne, la modification arbitraire de paramètres tels que le nom de l'entreprise, les principales décompositions du plan comptable ou la méthode de valorisation des actions (FIFO, Moyenne pondérée, etc.) perturbe l'équilibre de tous les rapports financiers. Pour cette raison, l'écran des définitions de l'entreprise doit être autorisé uniquement aux administrateurs système (Admin) et chaque intervention effectuée doit être surveillée via le journal d'audit.
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