L'écran de définition des cartes de dépenses est la zone dans laquelle les dépenses engagées au sein de l'entreprise sont systématiquement définies et suivies. Grâce à cet écran, les dépenses sont catégorisées, associées aux processus comptables et de reporting facilités.
Informations sur les principaux champs
1. Code : C'est le code unique de la carte de dépenses. Il peut être créé automatiquement par le système ou saisi manuellement.
2. Nom : C'est le champ où est saisi le nom du poste de dépense. (Exemple : dépenses d'électricité, loyer, transport, etc.)
3. Nom alternatif : Permet de décrire la dépense avec des noms différents. Il facilite les processus de création de rapports et de recherche.
4. Actif/Passif :Détermine le statut d'utilisation de la carte de dépenses.
5. Unité :L'unité de mesure dans laquelle la dépense sera traitée (Pièce, Jour, Heure, etc.). Il est particulièrement utilisé dans les dépenses liées aux services.
6. Type de code-barres :Spécifie le type de code-barres à utiliser si un code-barres doit être défini sur la carte de dépenses.
7. Code-barres :Permet de définir un code-barres pour la fiche de dépenses. (Généralement rarement utilisé, facultatif)
8. Remise : C'est le taux de remise qui peut être appliqué au poste de dépense.
9. SCT (Taxe Spéciale de Communication, etc.) : Il s'agit du taux de taxe spécial à appliquer à la dépense.
10. Score : Permet de noter les postes de dépenses. (Généralement à des fins d'usage privé / de fidélisation / d'analyse)
11. Jour d'option :Il s'agit d'un paramètre supplémentaire qui peut être utilisé pour des situations telles que la durée de validité ou d'échéance de la dépense.
12. Description : Vous permet de saisir des informations détaillées sur la dépense.
Zone Groupes :13. Groupe (1-6) : Permet la catégorisation des postes de dépenses.
Exemple d'utilisation :
Dépenses fixes
Dépenses variables
Dépenses opérationnelles
Frais financiers
Grâce à ces champs, le reporting et l'analyse deviennent beaucoup plus puissants.
Description générale
L’écran de définition des cartes de dépenses est l’un des composants de base qui systématise la gestion des dépenses de l’entreprise. Fiches de dépenses définies sur cet écran ; Il garantit un suivi précis des dépenses en l'utilisant dans les processus d'achat, de comptabilité et de finance. Des fiches de dépenses correctement configurées offrent de grands avantages en termes d’analyse des coûts et de contrôle budgétaire.
ONGLET INFORMATIONS SUR LE PRIX DE COÛT
L'écran Informations sur le prix des dépenses est la zone dans laquelle les détails des coûts, des ventes et des prix de la carte de dépenses définie sont déterminés. Grâce à cet écran, les effets financiers des postes de dépenses sont maîtrisés et la tarification peut être réalisée selon différents scénarios.
Informations sur les ventes et les achats :
1. Prix de vente :Il s'agit du prix de vente à utiliser dans les cas où les dépenses seront reflétées (par exemple, les dépenses répercutées sur le client).
2. TVA incluse/exclue :Détermine si le prix saisi inclut ou exclut la TVA.
Inclus : La TVA est incluse dans le prix
Sauf :La TVA est calculée séparément
3. Taux de TVA : C'est le taux de taxe sur la valeur ajoutée à appliquer au poste de dépense.
4. Devise :Indique la devise dans laquelle la dépense est définie. (ESSAI, USD, etc.)
5. Prix d'achat :Il fait référence au coût de la dépense pour l'entreprise. Il constitue la base du calcul des dépenses.
Politique de prix :
6. Politique de prix de vente :Détermine le prix auquel la dépense sera utilisée dans les transactions de vente.
7. Politique de prix d'achat :Détermine quel prix sera pris comme base dans les calculs d'achat/dépense de la dépense.
8. Dépense légalement interdite (PPEG) :Lorsque coché, ce poste de dépense n'est pas accepté comme dépense selon la législation fiscale. Il est évalué séparément dans les calculs comptables et fiscaux.
Taux de retenue :
9. Taux de retenue sur les ventes : C'est le taux de retenue qui sera appliqué si la dépense est reflétée dans la vente.
10. Taux de retenue : permet la sélection parmi les options de retenue définies.
11. Retenue valable sur les ventes :Lorsque cette case est cochée, la retenue est appliquée aux transactions de vente.
12. Retenue valable à l'achat : Lorsque cette case est cochée, la retenue est appliquée aux transactions d'achat.
Liste de prix :
13. Prix spécial (1-6) : Permet de définir des prix alternatifs pour la dépense selon différents scénarios.
14. Prix :Le montant déterminé pour la ligne de prix spécial concernée.
15. Ratio profit/perte :Indique le ratio profit ou perte qui se produira si la dépense est reflétée.
16. Devise :Indique la devise dans laquelle le prix est valable.
17. Taux d'actualisation (%) : C'est le taux d'actualisation à appliquer à la dépense.
18. Montant : il s'agit du montant net basé sur les informations de remise et de prix.
Description générale
L’écran d’informations sur les prix des dépenses garantit une gestion financière correcte des postes de dépenses. Grâce aux définitions effectuées sur cet écran, les dépenses sont utilisées correctement dans les processus de coûts et de vente. En particulier, les dépenses reflétées pour le client jouent un rôle essentiel dans le calcul des impôts et l'analyse de la rentabilité.
ÉCRAN DES TRANSACTIONS DE COÛT
L'écran Transactions de dépenses est la zone dans laquelle tous les enregistrements de transactions de la carte de dépenses définie sont affichés et analysés en détail. Grâce à cet écran, vous pouvez suivre les dates auxquelles les dépenses ont été engagées, avec quels comptes courants et avec quelles opérations.
Zones de filtrage :
1. Date de début :Détermine la date de début des transactions de dépenses à afficher.
2. Date de fin :Détermine la date à laquelle les transactions de dépenses seront répertoriées.
3. Actuel :Utilisé pour filtrer les transactions de dépenses d'un client ou d'un fournisseur spécifique.
4. Entrepôt : Permet de filtrer en fonction de l'entrepôt auquel la dépense est associée.
Boutons d'action :
5. Rechercher des transactions :Répertorie les transactions de dépenses en fonction de critères sélectionnés.
Zone de liste (table de mouvements) :
6. Date :Indique la date à laquelle la transaction de dépense a eu lieu.
7. Nom du document :Indique le type de document auquel appartient la transaction (Facture, Reçu de dépense, etc.).
8. Code courant :Le code du compte courant sur lequel la transaction est effectuée.
9. Nom du client : affiche le nom du client ou du fournisseur auquel la dépense est associée.
10. Numéro de document :Le numéro de document de la transaction concernée enregistrée dans le système.
11. Montant de sortie :Il fait référence à la valeur quantitative de la dépense (pièce, jour, etc.).
12. Prix unitaire net :C'est le prix unitaire de la dépense utilisée lors de la transaction.
13. Taux de change : affiche le taux de change utilisé dans la transaction.
14. Description :Il s'agit du champ dans lequel sont saisies des informations supplémentaires ou des notes concernant la transaction.
Description générale
L'écran Transactions de dépenses permet à l'entreprise d'analyser ses dépenses en détail. Sur cet écran, la répartition des dépenses dans le temps, la densité actuelle et les détails des transactions peuvent être examinés. Lorsqu’il est utilisé correctement, il apporte une contribution significative aux processus de contrôle des coûts, de suivi budgétaire et d’analyse financière.
ÉCRAN DES CODES COMPTABLES DES DÉPENSES
L'écran Codes de comptabilité des dépenses est la zone qui détermine à quels comptes comptables la carte de dépenses définie sera associée dans les transactions financières. Grâce à cet écran, les dépenses sont reflétées dans le système comptable de manière précise et automatique.
Définitions des comptes comptables :
1. Compte d'achat :Il s'agit du compte de dépenses principal à utiliser lorsqu'une dépense est engagée. Les factures de dépenses sont comptabilisées via ce compte.
2. Saisie de production :Il s'agit du compte comptable à utiliser si la dépense est incluse dans les processus de production. Cela se reflète dans les coûts de production.
3. Retours d'achat :Il s'agit du compte comptable à utiliser en cas d'annulation ou de remboursement de la dépense.
4. Autres écritures :Il s'agit du compte dans lequel les écritures autres que les transactions de dépenses standard sont enregistrées.
5. Consommables :Il s'agit du compte comptable utilisé lorsque la dépense est consommée directement en dépense.
6. Déchets :C'est le compte dans lequel sont enregistrées les pertes ou dépenses de gaspillage.
7. Remboursements des ventes :Il s'agit du compte à utiliser en cas de remboursement des dépenses facturées au client.
Calculs de différence et de remise :
8. Différence de prix reçue :Il s'agit du compte comptable où sont enregistrées les différences de prix liées à la dépense.
9. Différence de prix donnée :Il s'agit du compte dans lequel sont enregistrées les différences de prix qui se produisent lorsque la dépense est répercutée sur le client.
10. Remise sur achat :C'est le compte où sont comptabilisées les remises sur la dépense.
11. Remise sur ventes :Il s'agit du compte dans lequel sont enregistrées les remises appliquées lorsque la dépense est répercutée sur le client.
Comptes de vente :
12. Compte de vente YD :Il s'agit du compte comptable à utiliser lorsque les dépenses sont reflétées dans des transactions à l'étranger. Il fournit un suivi séparé dans les processus d'exportation.
Description générale
L’écran Codes de comptabilité des dépenses permet une intégration directe entre la gestion des dépenses et le système comptable. Grâce aux définitions correctes effectuées dans ce domaine, les mouvements de dépenses sont automatiquement reflétés dans les comptes concernés, le besoin de transactions manuelles est réduit et la précision des enregistrements financiers est augmentée. Cela revêt une grande importance, notamment dans l’analyse des coûts et les processus fiscaux.
ÉCRAN DES CODES SPÉCIAUX DE COÛT
L'écran Codes spéciaux de dépenses est une zone de définition flexible qui permet de classer les cartes de dépenses selon des critères spécifiques à l'entreprise. Ils traversent ces champs ; Il peut être classé en détail selon le département, le projet, l'emplacement ou des processus métier spécifiques.
Champs de code spécial :
1. Code spécial (1-20) : Ce sont des champs de définition libre qui peuvent être attribués à la fiche de dépenses. Chaque champ de code spécifique peut être utilisé à des fins différentes en fonction des besoins de l'entreprise.
Ces champs peuvent être utilisés aux fins suivantes :
Classement par type de dépenses (Dépenses Fixes / Variables)
Séparation par département (Comptabilité, Opérations, Informatique, etc.)
Suivi basé sur un projet ou une tâche
Discrimination basée sur la branche ou l'emplacement
Classement par postes budgétaires
Codes de référence spéciaux utilisés dans les processus internes
Chaque champ est sélectionné parmi des listes définies dans le système, créant une structure standard et régulière.
Utilisation prévue et avantages
Permet une catégorisation détaillée des dépenses
Fournit un filtrage et des rapports avancés
Facilite l’analyse du budget et des coûts
Prend en charge le suivi des dépenses par département et par projet
Description générale
L’écran Codes spéciaux de dépenses rend la gestion des dépenses dans le système ERP plus flexible et contrôlable. Il garantit que les besoins en données spécifiques à l'entreprise sont satisfaits en dehors des champs standard. Lorsqu'il est configuré correctement, il augmente la précision de l'analyse financière et apporte une contribution significative aux processus décisionnels.
ÉCRAN DES UNITÉS DE COÛT
L'écran Unités de dépenses est la zone dans laquelle les unités de mesure de la carte de dépenses sont définies et la structure de transaction basée sur ces unités est créée. Grâce à cet écran, les dépenses peuvent être suivies dans différentes unités (nombre, jour, heure, etc.) et les processus de calcul sont assouplis.
Définitions des unités :
1. Unité :Indique l'unité de mesure dans laquelle la dépense sera traitée. Exemple :
Jour (loyer, frais de service)
Horaires (consultation, main d'œuvre)
Quantité (dépenses ponctuelles)
2. Multiplicateur :Il exprime le rapport de l'unité définie à l'unité principale. De cette manière, une conversion entre unités peut être effectuée.
Exemple :
1 jour = 8 heures
1 paquet = 10 pièces
Boutons d'action :
3. Ajouter une unité :Permet d'ajouter une nouvelle unité de mesure à la fiche de dépenses. Plusieurs unités peuvent être définies pour différents scénarios d'utilisation.
4. Supprimer (icône de la corbeille) : Utilisé pour supprimer le volume défini du système.
Gestion des codes-barres :
5. Liste des codes-barres : Permet d'afficher les codes-barres de l'unité de coût.
6. Identification par code-barres :L'utilisation de codes-barres sur les cartes de dépenses est généralement limitée, mais des codes-barres par unité peuvent être définis si nécessaire. Cette fonctionnalité peut être utilisée notamment dans le suivi automatique des processus de service ou opérationnels.
Description générale
L'écran Unités de dépenses crée de la flexibilité dans le système en permettant de suivre les dépenses avec différentes unités de mesure. Cela permet d'effectuer des calculs précis, en particulier pour les dépenses basées sur le temps ou sur la quantité. Cette structure permet une analyse des coûts plus précise et plus détaillée.
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